Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026 — Entwurf

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der Capyo-App ist:
[VOR- UND NACHNAME], [ANSCHRIFT], E-Mail: r.kleen@freenet.de

2. Worum es bei Capyo geht

Capyo hilft dir, deine Post zu verstehen: Du lädst Briefe hoch (oder lässt sie automatisch aus einem Scan-Postfach abrufen), Capyo fasst sie zusammen, erkennt Fristen und hilft dir beim Antworten. Dafür müssen wir Daten verarbeiten — hier steht, welche, wozu und auf welcher Grundlage.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, optional Name und Anschrift (für Anschreiben), Spracheinstellung, Zeitpunkt deiner Einwilligung.
• Deine Dokumente: Briefe und Unterlagen, die du hochlädst oder die aus deinem verbundenen Postfach abgerufen werden — samt der daraus gewonnenen Analysen (Zusammenfassung, Kategorie, Fristen, Absender). Briefe können ihrer Natur nach besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Gesundheitsdaten in Arztpost, Sozialdaten in Behördenpost). Diese verarbeiten wir ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
• Postfach-Zugang (optional): Wenn du ein E-Mail-Postfach verbindest, speichern wir die Zugangsdaten verschlüsselt und rufen ausschließlich die dort eingehende gescannte Post ab.
• Kontoumsätze (optional): Wenn du Kontoauszüge hochlädst, verarbeiten wir die enthaltenen Umsätze, um wiederkehrende Verträge und Abbuchungen zu erkennen.
• Freigaben an Vertrauenspersonen (optional): Wenn du einer Vertrauensperson (z. B. Angehörigen oder Betreuer:in) Zugriff gibst, sieht diese genau das, was du freigibst. Du kannst die Freigabe jederzeit widerrufen.
• Benachrichtigungen (optional): Push- bzw. Telegram-Daten, wenn du Erinnerungen aktivierst.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App und deiner Funktionen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)
• Analyse deiner Dokumente einschließlich sensibler Inhalte: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung) — jederzeit widerrufbar
• Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Fehlerbehebung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

5. KI-Unterstützung

Für Zusammenfassungen, Erklärungen, Übersetzungen und Antwortentwürfe nutzen wir die KI-Dienste der Mistral AI SAS, Paris, Frankreich (Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen). Dabei wird der Textinhalt des jeweiligen Dokuments übermittelt, jedoch keine Kontodaten. Die Inhalte werden von Mistral nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

6. Hosting und Speicherung

Die App läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Auftragsverarbeitung). Deine Dokumente werden verschlüsselt gespeichert (Verschlüsselung „at rest"). Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt.

7. Post-Scan-Dienste

Wenn du deine Briefpost über einen Scan-Dienst (z. B. ein Angebot der Deutschen Post) an ein Postfach umleitest, ist der Scan-Dienst ein von dir beauftragter, eigenständiger Anbieter mit eigener Datenschutzerklärung. Capyo ruft lediglich die dort für dich bereitgestellten Scans ab.

8. Speicherdauer

Deine Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht. Du kannst einzelne Dokumente jederzeit löschen. Löschst du dein Konto, werden alle deine Daten einschließlich der gespeicherten Dokumente unverzüglich und unwiderruflich gelöscht.

9. Deine Rechte

• Auskunft und Datenübertragbarkeit: In den Einstellungen kannst du jederzeit eine vollständige Kopie deiner Daten herunterladen (Art. 15, 20 DSGVO).
• Löschung: Konto löschen in den Einstellungen — entfernt alle Daten (Art. 17 DSGVO).
• Berichtigung, Einschränkung, Widerspruch (Art. 16, 18, 21 DSGVO) sowie Widerruf deiner Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft: formlos per E-Mail an die oben genannte Adresse.
• Beschwerde: Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

10. Cookies und lokale Speicherung

Capyo verwendet keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Im Browser werden nur technisch notwendige Daten gespeichert (Anmelde-Token, Einstellungen).

11. Änderungen

Bei wesentlichen Änderungen dieser Erklärung bitten wir dich in der App erneut um Zustimmung.